Projektų valdymas 2.0: kaip vienas įrankis padeda komandai žinoti, ką ir kada daryti

Dauguma įmonių jau turi projektų valdymo įrankių – kartais net kelis. Bet projektai vis tiek stringa, nes užduotys gyvena laiškuose, žinutėse ir skirtinguose failuose, o niekas tiksliai nežino, kas už ką atsakingas. Sprendimas – ne dar vienas įrankis, o sistema: vienas įrankis – viena tiesa, aiškios taisyklės ir penki diegimo žingsniai – analizė, struktūra, diegimas, mokymai ir kontrolė.

Apie tai kalbėjau „Verslo žinių“ projektų valdymo konferencijoje. Čia – esmė iš to pranešimo, papildyta tuo, ką matau diegdama sistemas įmonėse.

Kodėl projektai stringa, nors įrankių netrūksta

Daugiau nei dešimt metų dirbu projektų valdyme – nuo kelių šimtų tūkstančių iki šimtų milijonų eurų vertės projektų, tarp jų – kruizinių laivų ir jachtų statyba. Vėliau projektų valdymo sistemas diegiau įvairioms įmonėms. Ir beveik visur matau tuos pačius simptomus:

• užduotys laikomos skirtinguose failuose, el. laiškuose ir žinutėse;
• niekas tiksliai nežino, kas už ką atsakingas;
• susirinkimai tampa „kas nauja?“ vieta, nes niekas neturi aiškaus projekto vaizdo;
• komandoje dažnai skamba klausimas: „Tai kokiame etape mūsų projektas?“

Problema ne įrankio trūkumas. Problema ta, kad įrankis nėra sistema.

Kas pasikeičia, kai turi vieną sistemą

Prieš	Po
Užduotys plaukioja per el. paštą ir žinutes	Visi darbai matomi vienoje vietoje
Neaišku, kas atsakingas	Kiekviena užduotis turi priskirtą atsakingą žmogų
Nežinoma, kur projektas stringa	Progresas matomas per projekto etapus
Laikas eikvojamas susirašinėjimui	Mažiau susirašinėjimo – dalį darbo atlieka automatizavimas
Rezultatai vertinami „iš akies“	Aiškūs terminai, rodikliai ir vertinimo kriterijai

Trys principai, ant kurių laikosi viskas:

1. Vienas įrankis – viena tiesa. Visi duomenys, terminai ir užduotys – vienoje vietoje.
2. Vidinės automatizacijos taupo laiką. Priminimai, pasikartojančios užduotys, integracijos su kitais įrankiais.
3. Skaidri komunikacija. Nereikia „medžioti“ informacijos – visi mato, kas vyksta.

5 žingsniai, kaip pereiti prie vienos sistemos

1. Analizė – pirmiausia realus vaizdas

Nedaryk revoliucijos. Pirmiausia įsivertink, kaip yra dabar:

• Kokius įrankius naudojame? Kiek skirtingų? Kaip dažnai?
• Kur dažniausiai stringa informacija ir komunikacija?
• Kurios komandos ar projekto dalys labiausiai kenčia nuo padrikos informacijos?

Tada – įrankio pasirinkimas. Klausimai, kuriuos užduodu kiekvienai įmonei:

• Ar galėsime čia sutalpinti visą savo projektų valdymą, o ne tik jo dalį?
• Ar komanda galės šį įrankį lengvai suprasti ir naudoti?
• Ar jis leidžia standartizuoti procesus?
• Ar galėsime prijungti kitus įrankius, kuriuos jau naudojame?
• Kaip jis augs kartu su komanda?
• Ar turėsime žmogų, kuris prižiūrės, kaip įrankis naudojamas?

Dažnai paaiškėja, kad naujo įrankio nė nereikia – užtenka susitvarkyti tą, kurį jau turi.

2. Struktūra – sistemos karkasas

Prieš keliant užduotis, susitark dėl karkaso:

• Kaip organizuosime užduotis – pagal skyrius, projektus ar etapus?
• Kaip peržiūrėsime užduotis ir stebėsime projektų progresą?

Mažiau yra daugiau. Neperkrauk struktūros – palik tik tai, ko tikrai reikia. Kiekvienas papildomas laukas ar statusas – dar vienas dalykas, kurį kažkas turės pildyti.

3. Diegimas – palaipsniui, ne per naktį

• Išbandyk sistemą su mažesne komandos dalimi.
• Pereik palaipsniui – nebūtina visko perkelti per vieną savaitgalį.
• Paaiškink naujus procesus visiems darbuotojams.

Svarbiausia: kiekvienas pokytis turi turėti aiškų „kodėl“. Jei komanda nesupranta, kokią naudą gaus, sistema nebus naudojama – kad ir kokia gera ji būtų.

4. Mokymai – trumpi, praktiški ir su atsakingu žmogumi

• Kas atsakingas? Vidinis „ambasadorius“ – žmogus, kuris koordinuoja mokymus ir atsako į klausimus.
• Kiek laiko? Trumpi, aiškūs mokymai su praktinėmis užduotimis, o ne visos dienos teorija.
• Kas po mokymų? Naudojimo gidai, procesų aprašai ir trumpi vaizdo įrašai, prie kurių galima grįžti.

Susidaryk mokymų planą ir paruošk medžiagą iš anksto – tada naujas darbuotojas įsivažiuoja per kelias dienas, o ne per mėnesį.

5. Kontrolė – sistema irgi turi būti prižiūrima

• Reguliariai patikrink, ar sistema veikia taip, kaip buvo sumanyta.
• Rink komandos grįžtamąjį ryšį ir koreguok procesus.
• Kas 3–6 mėnesius atlik vidinį auditą ir sistemą supaprastink.

Įrankis nėra tikslas – jis yra priemonė. Jei procesai netinkami, joks įrankis problemų neišspręs.

Kodėl dažniausiai nepavyksta

Iš to, ką matau įmonėse, trys priežastys kartojasi nuolat:

1. Per sudėtingas įrankis arba per daug įrankių. Žmonės grįžta prie lentelių ir laiškų, nes taip paprasčiau.
2. Trūksta aiškių taisyklių. Kur keliama užduotis? Kas ją uždaro? Kada atnaujinamas statusas? Be atsakymų kiekvienas dirba savaip.
3. Komanda per mažai įtraukiama. Sistema „nuleista iš viršaus“ be paaiškinimo – ir ji tyliai miršta.

Mano patirtis. Įrankių turime visi. Bet rezultatą turi tik tie, kurie susikuria sistemą – su aiškiomis taisyklėmis, kurias visi supranta.

📝 Užduotis tau

1. Užsirašyk, kiek skirtingų vietų tavo komandoje gyvena užduotys (įrankiai, lentelės, laiškai, žinutės).
2. Išsirink vieną projektą ir atsakyk į tris analizės klausimus aukščiau.
3. Įsirašyk į kalendorių 60 min. susitikimą su komanda: „Viena vieta užduotims – ką paliekam, ką atsisakom“.

Dažni klausimai

Koks geriausias projektų valdymo įrankis komandai?

Universalaus nėra. Geriausias tas, kuriame gali sutalpinti visą savo projektų valdymą, kurį komanda lengvai supranta ir kuris jungiasi su jau naudojamais įrankiais. Dažnai užtenka gerai susitvarkyti tai, ką jau turi.

Kiek laiko užtrunka įdiegti projektų valdymo sistemą?

Priklauso nuo komandos dydžio ir procesų, bet rekomenduoju pereiti palaipsniui: pirmiausia išbandyti su maža komandos dalimi, tik tada plėsti. Sistemą vertink ne po savaitės, o po kelių mėnesių, ir kas 3–6 mėnesius ją peržiūrėk.

Kodėl darbuotojai nenaudoja naujo įrankio?

Dažniausiai todėl, kad nesupranta, kodėl jis reikalingas, įrankis per sudėtingas arba nėra aiškių taisyklių, kur ir kaip kelti užduotis. Paaiškink naudą, supaprastink struktūrą ir paskirk žmogų, kuris padės kolegoms.

Ar mažai komandai reikia projektų valdymo sistemos?

Taip – net 3–5 žmonių komandai reikia vienos vietos užduotims, aiškių atsakomybių ir taisyklių. Įrankis gali būti paprastas: bendra lenta ar užduočių sąrašas. Svarbiausia – kad visi naudotų tą patį.