Kaip Outlook ir Gmail nustatyti automatinį atsakymą (ir ką jame parašyti)

Outlook automatinis atsakymas įjungiamas per Settings → Accounts → Automatic replies (naujajame Outlook ir naršyklėje) arba File → Automatic Replies (klasikiniame Outlook). Gmail tas pats vadinasi Vacation responder: krumpliaratis → See all settings → General. Abiejose programose nustatai datas, įrašai tekstą ir išsaugai – tai užtrunka kelias minutes.

Tekstas svarbesnis už nustatymus. Geras automatinis atsakymas ne atsiprašinėja, o aiškiai pasako, kada atsakysi ir kur kreiptis skubiu atveju.

Outlook: automatinis atsakymas žingsniais

Naujasis Outlook (Windows) ir Outlook naršyklėje

Microsoft palaipsniui perkelia visus į naująjį Outlook, o jo ir naršyklės versijos nustatymai beveik vienodi.

1. Dešinėje viršuje spausk krumpliaratį – Settings.
2. Pasirink Accounts (naršyklėje – Account) → Automatic replies.
3. Įjunk jungiklį Automatic replies.
4. Pažymėk Send replies only during a time period ir nurodyk pradžios ir pabaigos laiką. Jei datų nenurodysi, atsakymas veiks, kol pats jį išjungsi.
5. Įrašyk tekstą.
6. Jei nori, pažymėk Send replies only to contacts – atsakymas keliaus tik žmonėms iš tavo kontaktų.
7. Save.

Darbo paskyroje atsiras ir atskiras laukas atsakymui žmonėms už organizacijos ribų. Microsoft perspėja: jei įjungsi atsakymą visiems išoriniams siuntėjams, jis keliaus ir naujienlaiškiams, ir šlamštui. Darbo paskyrose dažnai rasi ir parinktis tuo laikotarpiu užblokuoti kalendorių bei atmesti naujus kvietimus – verta įjungti, kad niekas neužsakytų susitikimo tavo atostogų viduryje.

Klasikinis Outlook (Windows)

1. File → Automatic Replies.
2. Pasirink Send automatic replies.
3. Pažymėk laikotarpį – tada atsakymas išsijungs pats.
4. Darbo paskyroje tekstą įrašyk skirtukuose Inside My Organization ir Outside My Organization (kolegoms ir klientams gali parašyti skirtingai).
5. OK.

Jei File meniu mygtuko „Automatic Replies“ nėra, tavo paskyros tipas jo nepalaiko. Tada lieka taisyklė (Rules), bet ji veikia tik tol, kol Outlook atidarytas.

Outlook telefone

Outlook programėlėje: profilio ikona → Settings (krumpliaratis) → pasirink paskyrą → Automatic replies.

Gmail: atostogų atsakiklis

1. Gmail kompiuteryje spausk krumpliaratį → See all settings.
2. Skirtuke General nuslink iki Vacation responder.
3. Pažymėk Vacation responder on.
4. Nurodyk pirmą ir paskutinę dieną, temą ir tekstą.
5. Jei nori, pažymėk Only send a response to people in my Contacts.
6. Puslapio apačioje – Save Changes.

Ką verta žinoti: atsakiklis įsijungia pirmos dienos vidurnaktį ir išsijungia paskutinės dienos 23:59. Tas pats žmogus atsakymą dažniausiai gauna tik vieną kartą – dar kartą, jei parašo po daugiau nei keturių dienų arba jei tu pakeitei tekstą.

Telefone: Gmail programėlė → ☰ → Settings → pasirink paskyrą → Vacation responder.

Ką parašyti: trys pavyzdžiai

Paprasta struktūra: iki kada nesi pasiekiamas → kada atsakysi → kur kreiptis skubiai. Be „atsiprašau už nepatogumus“. Tu atostogauji ar sergi – tai normalu, ne nusižengimas.

1. Atostogos

Tema: Atostogauju iki 2027-08-15

Labas,

atostogauju ir laiškų netikrinu. Grįžtu 2027-08-16 – į tavo laišką atsakysiu iki 2027-08-18.

Jei klausimas negali laukti, rašyk kolegei Vardenei Pavardenei vardene@imone.lt.

Simona

Atsakymo datą verta rašyti dieną ar dvi vėlesnę nei grįžimo diena. Pirmą darbo dieną turėsi laiko susitvarkyti dėžutę, o ne atsakinėti visiems iškart.

2. Liga

Tema: Šiandien nedirbu

Labas,

šiuo metu sergu ir laiškų neskaitau. Atsakysiu, kai grįšiu į darbą.

Skubiais klausimais kreipkis į info@imone.lt.

Ligos atveju nereikia nurodyti nei priežasties detalių, nei tikslios grįžimo datos, jei jos nežinai.

3. Atsakymo valandos (kasdienis atsakymas)

Tema: Gavau tavo laišką

Labas,

laiškus tikrinu du kartus per dieną, darbo dienomis 10:00 ir 15:00, todėl atsakysiu per vieną darbo dieną.

Jei reikalas skubus – skambink +370 600 00000.

Šitas pavyzdys – ne atsiprašymas, kad neatsakai iškart. Tai tavo taisyklė, pasakyta garsiai. Jei tikrini paštą tik nustatytu laiku, toks atsakymas nuima jausmą, kad kažkas laukia ir pyksta.

Mano patarimas. Atsakymo valandas geriausia pasakyti iš anksto, ne automatiniu atsakymu. Pradėdama darbą su klientu jas įrašau į pirmą laišką ar pasisveikinimo dokumentą: atsakau darbo dienomis, nuo 9 iki 18, o skubiais atvejais – skambink. Tada niekas nesitiki atsakymo per dvi minutes, ir nereikia teisintis.

Kasdieniam atsakymui Outlook'e nenurodyk laikotarpio, o Gmail – paskutinės dienos. Bet pagalvok, ar tikrai reikia: daugeliui užtenka atsakymo valandų parašo eilutėje.

Dažniausios klaidos

Klaida	Kaip geriau
Ilgas tekstas su atsiprašymais	3–4 sakiniai: iki kada, kada atsakysi, kur skubiai
Pamiršai išjungti	Visada nurodyk datas
Atsakymas keliauja naujienlaiškiams	Pažymėk „tik kontaktams“ arba įjunk tik vidiniams kolegoms
Pažadas „atsakysiu grįžęs“ be datos	Konkreti data – ir dienos rezervas
Asmeninis telefonas išoriniams siuntėjams	Bendras įmonės kontaktas arba kolega

Užduotis tau

1. Parašyk savo atostogų atsakymo tekstą pagal pirmą pavyzdį ir išsaugok jį Gmail šablonuose ar užrašuose.
2. Įsirašyk į kalendorių priminimą dieną prieš kitas atostogas: „Įjungti automatinį atsakymą ir užblokuoti kalendorių“.
3. Jei dar neturi, nuspręsk savo atsakymo valandas ir įsirašyk jas kaip pasikartojančius „El. paštas“ blokus kalendoriuje.

Dažni klausimai

Kaip Outlook programoje įjungti automatinį atsakymą atostogų metu?

Naujajame Outlook spausk Settings (krumpliaratis) → Accounts → Automatic replies, įjunk jungiklį ir pažymėk „Send replies only during a time period“ su atostogų datomis. Klasikiniame Outlook – File → Automatic Replies → Send automatic replies ir laikotarpis. Nurodžius datas atsakymas išsijungs pats.

Kaip Gmail nustatyti atostogų atsakiklį tik tam tikroms dienoms?

Gmail nustatymuose (krumpliaratis → See all settings → General → Vacation responder) nurodyk pirmą ir paskutinę dieną. Atsakiklis veiks nuo pirmos dienos vidurnakčio iki paskutinės dienos 23:59 ir išsijungs pats. Jei paskutinės dienos nenurodysi, jį reikės išjungti rankomis.

Ką parašyti automatiniame atsakyme, kad neatrodytų šabloniškai?

Rašyk taip, kaip kalbi su klientais, ir tik tai, ko žmogui reikia: iki kada tavęs nėra, kada atsakysi ir kur kreiptis skubiai. Konkreti data ir konkretus žmogus skamba žmogiškiau nei „kuo greičiau“ ir „atsiprašau už nepatogumus“. Užtenka trijų keturių sakinių.

Šaltiniai

• Microsoft Support. Send automatic out of office replies from Outlook. https://support.microsoft.com/en-us/office/send-automatic-out-of-office-replies-from-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
• Gmail Help. Send automatic replies (vacation responder). https://support.google.com/mail/answer/25922