Kaip sutvarkyti el. pašto dėžutę: filtrai, etiketės ir vienas sprendimas kiekvienam laiškui

El. pašto dėžutę sutvarkysi per keturis žingsnius: suarchyvuok senus laiškus, atsisakyk nereikalingų naujienlaiškių, susikurk filtrus pasikartojantiems siuntėjams ir kiekvienam naujam laiškui priimk vieną sprendimą – atsakyti, archyvuoti, ištrinti arba pažymėti veiksmui. Tada paštą tikrink 2–3 kartus per dieną nustatytu laiku, o ne nuolat. Gmail ir Outlook tam turi viską, ko reikia, nieko papildomai diegti nereikia.

Kodėl dėžutė vėl ir vėl prisipildo

Būdavo ir man taip: kažkas parašo naują laišką, o tavo galvoje – nei darbai padaryti, nei dėžutė sutvarkyta. Problema ne tu ir ne laiškų kiekis. Problema ta, kad dėžutė neturi taisyklių, todėl kiekvienas laiškas tampa nauju sprendimu. O neperskaitytų laiškų skaičius galvoje virsta „tiek dalykų, kuriuos esu skolinga“.

Inbox zero nėra tikslas pats savaime. Tai metodas: kiekvienas laiškas turi savo vietą, o gautųjų dėžutė (Inbox) – tik vieta, kur laiškai laukia sprendimo. Ne sandėlis, ne užduočių sąrašas ir ne šiukšlių dėžė.

Mano patirtis. Anksčiau bandžiau sukurti tobulą laiškų sistemą – atskirą katalogą kiekvienam klientui, projektui, temai. Ir ką? Gaišau laiką spręsdama, kur perkelti laišką, o paskui dar ilgiau ieškodama, kur jį padėjau. Dabar turiu tris veiksmo etiketes ir kelias informacines. Daugiau nereikia.

1 žingsnis. Pirmas didelis valymas

Jei Inbox turi šimtus ar tūkstančius laiškų, neperskaityti jų po vieną nėra tinginystė. Tai sveikas protas. Suarchyvuoti senus laiškus yra normalu: archyvavimas nėra trynimas. Archyvuotas laiškas tiesiog išeina iš Inbox ir visada randamas per paiešką. Jei kažkas buvo tikrai svarbu, žmogus greičiausiai jau parašė dar kartą.

Gmail:

1. Peržvelk dėžutę ir pažymėk tik tuos laiškus, kuriems dabar reikia tavo veiksmo (apie etiketes – 4 žingsnyje).
2. Pažymėk viršuje esantį kvadratėlį → spausk Select all … conversations in Inbox → Archive → patvirtink.
3. Visi laiškai lieka All mail ir randami per paiešką.

Outlook: pažymėk laiškus, kuriems reikia veiksmo, kategorija. Tada Inbox → Ctrl+A → Archive. Archyvuotus rasi aplanke Archive arba per paiešką.

2 žingsnis. Naujienlaiškių valymas

Kuo mažiau laiškų pasiekia Inbox, tuo mažiau sprendimų. Pradėk nuo naujienlaiškių – dažniausiai jų būna daugiausia.

Mano taisyklė: jei neatidarei siuntėjo laiško 30 dienų – atsisakyk. Be kaltės.

Gmail – Manage subscriptions. Kairėje juostoje → More → Manage subscriptions. Gmail parodo siuntėjus, kurie tau rašo dažniausiai, ir prie kiekvieno – Unsubscribe.

Gmail – vienas filtras seniems reklaminiams laiškams. Beveik visuose naujienlaiškiuose yra prenumeratos atsisakymo nuoroda, todėl juos galima sugaudyti vienu filtru:

1. Paieškos juostoje spausk filtro ikoną (dešinėje paieškos lauko pusėje).
2. Lauke Has the words įrašyk: unsubscribe OR atsisakyti OR atsisakyk OR "prenumeratos atsisakymas".
3. Create filter → pažymėk Skip the Inbox (Archive it).
4. Pažymėk Also apply filter to matching conversations – kitaip filtras veiks tik naujiems laiškams.
5. Create filter.

Laiškai nebus ištrinti, tik iškeliaus iš Inbox. Jei turi kelis naujienlaiškius, kuriuos tikrai skaitai, sukurk jiems atskirą filtrą su etikete „Perskaityti“, kad jie nepasimestų archyve.

Outlook. Naujienlaiškio viršuje Outlook dažniausiai rodo Unsubscribe – naudok jį.

3 žingsnis. Filtrai ir taisyklės, kurie dirba už tave

Filtras – tai sprendimas, kurį priimi vieną kartą, ir jis kartojasi kasdien be tavęs.

Kaip Gmail sukurti filtrą klientui ar tiekėjui

1. Atsidaryk laišką → ⋮ → Filter messages like this.
2. Lauke From palik tik domeną, pvz., @pavyzdys.lt – taip pateks visi tos įmonės darbuotojai.
3. Create filter → Apply the label → pasirink etiketę (pvz., „Klientai/UAB Pavyzdys“).
4. Pažymėk Also apply filter to matching conversations → Create filter.

Ar žymėti Skip the Inbox? Klientų laiškams – ne: juos nori matyti ir nuspręsti. Sąskaitoms, užsakymų patvirtinimams, sistemos pranešimams – taip.

Dažni filtrai	Veiksmas
Sąskaitos (tiekėjų adresai arba subject:sąskaita)	Etiketė „Sąskaitos“ + Skip the Inbox
Užsakymų patvirtinimai	Etiketė „Užsakymai“ + Skip the Inbox
Lėktuvų, viešbučių laiškai	Etiketė „Kelionės“
Socialinių tinklų pranešimai	Skip the Inbox, o dar geriau – išjunk pranešimus pačiame tinkle

Etiketė „Sąskaitos“ ypač patogi verslui: mėnesio gale atsidarai vieną etiketę ir viską perduodi buhalterijai.

Outlook taisyklės

1. Atsidaryk laišką → ⋯ → Rules → Create rule (daugiau parinkčių – Settings → Mail → Rules).
2. Sąlyga: From – siuntėjo adresas.
3. Veiksmas: Categorize (kategorija) ir, jei reikia, Move to → Archive.
4. Pažymėk Run rule now – taisyklė pritaikoma ir esamiems laiškams.
5. Save.

4 žingsnis. Trys etiketės ir vienas sprendimas kiekvienam laiškui

Vietoj dešimčių aplankų – trys veiksmo etiketės. Gmail jas vadina etiketėmis (Labels → Create new label), Outlook – kategorijomis (Settings → Accounts → Categories).

Etiketė	Kam
Reikia atlikti (Follow up)	Laiškai, kuriems reikia būtent tavo veiksmo
Laukiu atsakymo (Waiting)	Laiškai, į kuriuos lauki atsakymo, dažnai – iš išsiųstų
Perskaityti (Read through)	Sutartys, ataskaitos, keli mėgstami naujienlaiškiai

Outlook kategorijas rikiuoja pagal abėcėlę, todėl pridėk skaičius: „01 Reikia atlikti“, „02 Laukiu atsakymo“, „03 Perskaityti“.

Ir tada – mano pagrindinė taisyklė: kiekvienas laiškas liečiamas vieną kartą. Atsidarai – iškart nusprendi.

Jei laiškas…	Darai
Atsakymas užtruks iki 2 min.	Atsakai dabar ir archyvuoji
Reikės ateityje, bet veiksmo nereikia	Archyvuoji (prireikus – su informacine etikete)
Niekam nereikalingas	Trini ir nepergyveni
Reikia tavo veiksmo, ilgiau nei 2 min.	„Reikia atlikti“ → archyvuoji → laiką darbui įsirašai į kalendorių
Išsiuntei ir lauki atsakymo	„Laukiu atsakymo“
Nori perskaityti vėliau	„Perskaityti“

Svarbiausia eilutė – ketvirta. Laiškas su užduotimi neturi gulėti Inbox kaip priminimas. Gmail'e atidarytame laiške spausk ⋮ → Create event ir pasirink laiką – laiškas prisisegs įvykio aprašyme. Outlook'e laišką nutempk į kalendorių per My Day. Taip laiškas tampa veiksmu su laiku. Kaip tą laiką saugoti, rašau straipsnyje Laiko blokavimas Google kalendoriuje.

Keli greiti Gmail klavišai (įsijungi: krumpliaratis → See all settings → Keyboard shortcuts on): E – archyvuoti, # – ištrinti, L – etiketė, R – atsakyti. Kai su laišku viskas padaryta, nuimk etiketę.

Telefone – braukimo veiksmai

Kai turi laisvas 5 minutes, bet prie kompiuterio prieiti negali, dėžutę gali tvarkyti ir telefone. Gmail programėlėje: ☰ → Settings → (Android – General settings) → Swipe actions. Braukimui kairėn priskirk Archive, dešinėn – Move to (atsidaro etikečių sąrašas, laiškas gauna etiketę ir išeina iš Inbox). Čia pat išjunk ir pranešimus: Settings → paskyra → Notifications → None.

Outlook programėlėje braukimo veiksmus rasi Settings (krumpliaratis) → Swipe options.

5 žingsnis. El. pašto rutina 2–3 kartus per dieną

Sutvarkyta dėžutė vėl prisipildys, jei paštą tikrinsi kas penkias minutes. Todėl paskutinis žingsnis – laikas.

• Pasirink 2–3 laikus per dieną, pvz., ryte po pirmos svarbios užduoties, po pietų ir prieš darbo pabaigą. Jei tavo darbas reikalauja greitų atsakymų – 10 min. kas valandą.
• Išjunk pranešimus kompiuteryje ir telefone. Paštą tikrini tu, ne jis tave.
• Pradėk nuo seniausio laiško ir eik iki tuščio Inbox.

Tai turi ir tyrimų pagrindą. Kushlevo ir Dunn eksperimente žmonės, kurie savaitę paštą tikrino tik tris kartus per dieną, jautė mažiau kasdienio streso nei savaitę, kai tikrino kiek nori. Tiesa, dalyviai pripažino, kad laikytis buvo sunku – todėl ir reikia pranešimų išjungimo ir laikų kalendoriuje, ne tik geros valios.

Mano patarimas. Kompiuteris neturi atsidaryti el. paštu. Pirmiausia užsirašyk vieną svarbiausią dienos užduotį ir bent ją pradėk – tik tada atsidaryk paštą. Kitaip pirmą rytinę valandą atiduodi kitų žmonių prioritetams.

Kasdienė eiga trumpai

1. Atsidarai Inbox nustatytu laiku.
2. Nuo seniausio laiško: atsakai (iki 2 min.), archyvuoji, trini arba pažymi etikete.
3. Pasikartojantis siuntėjas – iškart filtras. Nereikalingas naujienlaiškis – Unsubscribe.
4. „Reikia atlikti“ laiškams, ilgesniems nei 15 min., – laikas kalendoriuje.
5. Kartą per savaitę peržiūri „Laukiu atsakymo“: kas vėluoja? Trumpas priminimas.

Užduotis tau

1. Įsirašyk į kalendorių 30 min. bloką „Pirmas el. pašto valymas“ šią savaitę.
2. Per jį: atsisakyk siuntėjų, kurių neatidarei 30 dienų, susikurk „unsubscribe“ filtrą ir suarchyvuok senus laiškus.
3. Susikurk tris veiksmo etiketes ir bent tris filtrus klientams ar sąskaitoms.
4. Įsirašyk 2–3 pasikartojančius „El. paštas“ blokus po 15–20 min. ir išjunk pašto pranešimus.

Dažni klausimai

Ką daryti su tūkstančiais neperskaitytų laiškų?

Suarchyvuok juos visus vienu kartu, prieš tai pažymėjęs tik tuos kelis, kuriems dabar tikrai reikia tavo veiksmo. Archyvavimas nėra trynimas – laiškai lieka „All mail“ (Gmail) arba „Archive“ (Outlook) ir randami per paiešką. Tada vienu filtru iškelk naujienlaiškius, kad dėžutė vėl neprisipildytų.

Kaip Gmail sukurti filtrą, kad laiškai patys keliautų į aplanką?

Atsidaryk siuntėjo laišką → ⋮ → „Filter messages like this“, lauke „From“ palik adresą ar domeną ir spausk „Create filter“. Pasirink „Apply the label“ (Gmail aplankų vaidmenį atlieka etiketės), jei nori – „Skip the Inbox“, ir pažymėk „Also apply filter to matching conversations“, kad filtras pritaikytų ir senus laiškus.

Kiek kartų per dieną verta tikrinti el. paštą?

Daugumai užtenka 2–3 kartų per dieną nustatytu laiku, su išjungtais pranešimais. Eksperimente žmonės, tikrinę paštą tris kartus per dieną, jautė mažiau streso. Jei tavo darbas reikalauja greitų atsakymų, rinkis trumpą patikrą kas valandą, bet ne nuolatinį atidarytą langą.

Šaltiniai

• Kushlev, K., Dunn, E. W. (2015). Checking email less frequently reduces stress. Computers in Human Behavior, 43, 220–228. https://www.interruptions.net/literature/Kushlev-ComputHumBehav15.pdf
• Gmail Help. Create rules to filter your emails. https://support.google.com/mail/answer/6579