Straipsniai / Excel

Excel

Darbo grafikas Excel'yje: nemokamas šablonas ir kaip jį pritaikyti

Simona Klovaitė · · 5 min. skaitymo

Savaitės planavimo lapas su tuščiais langeliais ir telefonas ant šviesaus stalo

Darbo grafikas Excel'yje – tai lentelė, kurioje eilutėse yra darbuotojai, stulpeliuose – mėnesio dienos, o langeliuose – pamainos kodas (pvz., D – dieninė, N – naktinė, P – poilsis). Gerame šablone valandos per mėnesį susiskaičiuoja pačios, o savaitgaliai ir šventės nusidažo automatiškai. Tokį šabloną gali atsisiųsti nemokamai – jis veikia Excel'yje ir Google Sheets.

Lietuviško darbo grafiko šablono, kuris ne tik gražiai atrodytų, bet ir skaičiuotų, radau nedaug. Šis šablonas skaičiuoja pats. Žemiau – kas jame yra ir kaip jį pritaikyti savo komandai.

Kas yra šablone

Šabloną sudaro du lapai.

Lapas „Nustatymai“ – viskas, ką keiti:

Ką įrašaiPavyzdys
Metai ir mėnuo2027, 1
Pamainų kodai ir jų valandosD = 8, N = 12, V = 6, P = 0, A = 0
Švenčių dienų sąrašasdatos stulpeliu
Darbo dienos trukmė normai8

Lapas „Grafikas“ – tai, ką matai kasdien:

  • Datos ir savaitės dienos susidėlioja pačios pagal nustatytus metus ir mėnesį.
  • Savaitgaliai ir šventės nusidažo pilkai.
  • Kiekvieno darbuotojo eilutės gale – valandų suma ir mėnesio norma.
  • Apačioje – kiek žmonių dirba kiekvieną dieną, kad iš karto matytum, kur pamaina „skylėta“.

Kadangi metus nustatai pats, tas pats failas tinka ir 2027 m., ir vėlesniems metams – tereikia atnaujinti švenčių sąrašą.

Kaip pritaikyti savo komandai: 5 žingsniai

1. Nustatyk mėnesį

Lape „Nustatymai“ įrašyk metus ir mėnesį. Pirma grafiko data skaičiuojama formule =DATE(metai;mėnuo;1), kiekviena kita – =ankstesnė+1. Paskutinė mėnesio diena – =EOMONTH(pirma_data;0), todėl 31-a diena trumpesniuose mėnesiuose tiesiog nerodoma.

Formulėse argumentus atskiriu kabliataškiu ; – taip Excel veikia, kai kompiuteryje dešimtainis skyriklis yra kablelis. Jei tavo Excel'yje neveikia, rašyk kablelį.

2. Susikurk savo pamainų kodus

Kiekviena komanda dirba kitaip: vieni turi dienines ir naktines pamainas, kiti – rytines ir vakarines, treti – tik pilną ir pusę dienos. Lape „Nustatymai“ įrašyk savo kodus ir jų valandas. Rekomenduoju vieną raidę – grafike ją lengviau perskaityti nei „08:00–20:00“.

Kad niekas neįrašytų kodo, kurio nėra sąraše, grafiko langeliams pritaikytas išskleidžiamasis sąrašas: Duomenys → Duomenų tikrinimas → Sąrašas, šaltinis – kodų stulpelis.

3. Įrašyk darbuotojus

Viena eilutė – vienas žmogus. Jei komandoje žmonių daugiau, nukopijuok paskutinę eilutę žemyn – formulės nukeliaus kartu.

4. Įsirašyk šventes

Švenčių dienas įrašyk lape „Nustatymai“, po vieną datą eilutėje. Šablone jų sąrašo neužpildžiau iš anksto, nes jis gali keistis – tikslų sąrašą visada tikrink Darbo kodekso 123 straipsnyje. Velykų data kasmet kita, Motinos ir Tėvo dienos – irgi, tad jas pasitikrink kalendoriuje.

Kokie reikalavimai taikomi darbo laikui, poilsiui ir darbui švenčių dienomis, šiame straipsnyje nekomentuoju – tai aprašyta Darbo kodekse ir Valstybinės darbo inspekcijos svetainėje. Šablonas yra įrankis skaičiuoti ir planuoti, ne teisinė konsultacija.

5. Dėliok pamainas

Langeliuose rinkis kodą iš sąrašo. Eilutės gale matysi valandas, o apačioje – kiek žmonių dirba kiekvieną dieną.

Kaip veikia formulės (jei nori pasidaryti pats)

Valandų suma per mėnesį

=SUMPRODUCT(COUNTIF(D5:AH5;Kodai);Valandos)

COUNTIF suskaičiuoja, kiek kartų eilutėje pasikartoja kiekvienas kodas, o SUMPRODUCT padaugina tai iš kiekvieno kodo valandų ir susumuoja. Kodai ir Valandos – pavadintos sritys lape „Nustatymai“ (Formulės → Apibrėžti pavadinimą). Pridėjus naują pamainos kodą, formulės keisti nereikia.

Mėnesio norma

=NETWORKDAYS.INTL(pirma_data;paskutinė_data;1;Šventės)*Dienos_trukmė

Suskaičiuoja darbo dienas nuo pirmadienio iki penktadienio, atmeta šventes ir padaugina iš darbo dienos trukmės. Šalia valandų sumos iš karto matai, ar žmogus dirba daugiau ar mažiau nei norma. Jei tavo komandos savaitgalis kitas, trečią argumentą gali keisti (pvz., 11 – savaitgalis tik sekmadienį).

Savaitgaliai ir šventės spalvomis

Pažymėk visą grafiko sritį ir Pagrindinis → Sąlyginis formatavimas → Nauja taisyklė → Naudoti formulę:

  • Savaitgaliams: =WEEKDAY(D$3;2)>5
  • Šventėms: =COUNTIF(Šventės;D$3)>0

D$3 – datų eilutė. $ prieš 3 užrakina eilutę, bet palieka stulpelį laisvą, todėl taisyklė veikia visai sričiai.

Kiek žmonių dirba kiekvieną dieną

=COUNTIFS(D5:D20;"<>P";D5:D20;"<>A";D5:D20;"<>")

Suskaičiuoja visus užpildytus langelius, kurie nėra poilsis ar atostogos.

Mano patarimas: nesistenk į vieną lentelę sudėti visko – atostogų likučių, viršvalandžių, telefonų numerių ir pastabų. Vienas mano mėgstamų principų: jei sistemą prižiūrėti užtrunka ilgiau nei ja naudotis, tai jau ne sistema, o hobis. Grafikas turi atsakyti į du klausimus – kas kada dirba ir kiek valandų. Visa kita – kitur.

Kaip grafiką bendrinti su komanda

Grafikas naudingas tik tada, kai visi mato tą pačią versiją. Failas „grafikas_galutinis_2.xlsx“ el. laiške po savaitės jau būna pasenęs.

  • Laikyk vieną failą bendroje vietoje – OneDrive, SharePoint arba Google Drive – ir dalinkis nuoroda, ne priedu.
  • Peržiūrai – tik skaitymo teisės. Komandai užtenka matyti grafiką, redaguoti gali tas, kas jį dėlioja.
  • Užrakink formules. Excel'yje pažymėk langelius, kuriuos galima pildyti, ir Formatuoti langelius → Apsauga nuimk varnelę „Užrakinta“. Tada Peržiūra → Apsaugoti lapą. Pamainų kodus įrašyti bus galima, o formulių netyčia ištrinti – ne. Google Sheets tas pats daroma per Duomenys → Apsaugoti lapus ir diapazonus.
  • Kiekvienam mėnesiui – atskiras lapas. Nukopijuok praėjusio mėnesio lapą, pakeisk mėnesį nustatymuose ir išvalyk kodus. Praėjusių mėnesių grafikai lieka tame pačiame faile, jei prireiktų pasitikrinti.

Dažniausios klaidos dėliojant grafiką

  1. Valandos rašomos ranka šalia kodo. Tada „D“ langelyje ir „8“ sumoje anksčiau ar vėliau išsiskiria. Tegul valandas skaičiuoja formulė.
  2. Kodai rašomi skirtingai. „D“, „d“ ir „D “ (su tarpu) – trys skirtingi dalykai. Išskleidžiamasis sąrašas šią problemą panaikina.
  3. Pamirštamos šventės. Jei švenčių sąrašas tuščias, norma bus per didelė. Patikrink jį prieš dėliodamas pirmą metų mėnesį.
  4. Grafikas dėliojamas paskutinę mėnesio dieną. Žmonės nespėja susiplanuoti, keitimų daugėja. Pastovus laikas grafikui dėlioti išsprendžia daugiau nei bet kokia formulė.

Užduotis tau

  1. Atsisiųsk šabloną ir lape „Nustatymai“ įrašyk savo pamainų kodus.
  2. Sudėliok vieną savaitę ir patikrink, ar valandos sutampa su tuo, ką skaičiuotum ranka.
  3. Įsirašyk į kalendorių pasikartojantį įvykį – kas mėnesį likus savaitei iki mėnesio pabaigos sudėlioti kito mėnesio grafiką. Kartą per metus, gruodį, – atnaujinti švenčių sąrašą.

Dažni klausimai

Kaip Excel'yje automatiškai suskaičiuoti darbo valandas per mėnesį?

Kiekvienai pamainai priskirk kodą ir valandų skaičių atskiroje lentelėje, o eilutės gale naudok =SUMPRODUCT(COUNTIF(eilutė;kodai);valandos). Formulė suskaičiuoja, kiek kartų pasikartoja kiekvienas kodas, ir padaugina iš jo valandų. Jei pamainos trukmė pasikeičia, keisi tik vieną skaičių nustatymuose.

Kaip pažymėti savaitgalius ir šventes darbo grafike?

Naudok sąlyginį formatavimą su formule. Savaitgaliams – =WEEKDAY(D$3;2)>5, šventėms – =COUNTIF(Šventės;D$3)>0, kur D$3 yra datų eilutė, o „Šventės“ – švenčių datų sąrašas. Pakeitus mėnesį, spalvos persikelia pačios.

Ar šabloną galima naudoti Google Sheets?

Taip. Visos šablono funkcijos (SUMPRODUCT, COUNTIF, NETWORKDAYS.INTL, WEEKDAY, EOMONTH) Google Sheets veikia taip pat, o sąlyginis formatavimas su formule ten yra per Formatas → Sąlyginis formatavimas. Įkelk failą į Google Drive ir atsidaryk kaip Google Sheets.

Excel ABC

Daugiau šablonų rasi šablonų puslapyje. Jei grafiką ir kitas lenteles komandoje pildo keli žmonės ir norisi, kad visi dirbtų su Excel'iu užtikrintai, pažiūrėk, kaip veikia mokymai įmonėms – ten Juliaus Barodico Excel ABC kursas visai komandai.

Plačiau

Šaltiniai

Susiję straipsniai