Laiko blokavimas – tai kai užduotis iš sąrašo gauna konkretų laiką kalendoriuje, lygiai kaip susitikimas. Google kalendoriuje tai reiškia: kuri įvykį „Ataskaita“ antradienį 09:00–10:30, pasirenki kalendorių ir spalvą, o tą laiką saugai. Pradėti užtenka vieno bloko per dieną ir vienos taisyklės – kalendoriuje tik tai, ką tikrai darysi.
Kodėl sąrašo neužtenka
Užduočių sąrašas pasako, ką daryti, bet nepasako kada. Todėl sąrašas auga, o didžiausia užduotis vakare lieka nepaliesta. Kol užduotis gyvena sąraše ar galvoje, ji neturi „kada“ – ir lengvai persikelia į rytoj.
Laiko blokavimas apverčia šią tvarką: pirmiausia vietą kalendoriuje gauna didieji darbai, o laiškai, žinutės ir smulkmenos – tai, kas lieka.
Tai ne tik mano įsitikinimas. Psichologai tai vadina įgyvendinimo ketinimais: kai iš anksto nusprendi, kada ir kur darysi, padidėja tikimybė, kad iš tiesų padarysi. Gollwitzerio ir Sheerano metaanalizėje toks „kada ir kur“ planas reikšmingai padėjo pasiekti tikslus. Ir dar vienas dalykas: nebereikia kas valandą svarstyti, ką dabar daryti.
| Užduočių sąrašas | Laiko blokai |
|---|---|
| Parašyti ataskaitą | 09:00–10:30 Ataskaita (Darbas) |
| Atsakyti į laiškus | 11:30–12:00 Laiškai (Darbas) |
| Susitikimas su klientu | 14:00–15:00 Klientas X (Darbas) |
| Sukurti strategiją | 15:00–16:00 Naujo produkto strategija (Darbas) |
| Pilatesas | 19:00–20:00 Pilatesas (Asmeninis) |
Viena taisyklė prieš pradedant: kalendorius – ne dekoracija
Kalendorius turi sakyti tiesą, o ne gražiai atrodyti. Jei įsirašai bloką, kurio žinai, kad nedarysi, kalendorius pradeda meluoti – ir tu nustoji juo tikėti. Todėl taisyklė paprasta: kalendoriuje tik tai, ką tikrai darysi. Geriau trys aiškūs blokai nei dešimt chaotiškai išmėtytų per dieną.
Kaip susikurti laiko blokus Google kalendoriuje
1. Atskirk bent du kalendorius
Kairėje, prie „Other calendars“, spausk + → Create new calendar. Susikurk „Darbas“, o pagrindinį kalendorių (jis vadinasi tavo vardu) pervadink į „Asmeninis“: Settings → kairėje pasirink jį → lauke Name įrašyk naują pavadinimą.
Naujo kalendoriaus telefono programėlėje sukurti negalima – tik naršyklėje. Sukurtas jis atsiras ir telefone.
2. Priskirk kontrastingas spalvas
Užvesk pelę ant kalendoriaus kairėje → trys taškai → pasirink spalvą. Rinkis tokias, kurios aiškiai skiriasi: tada vienu žvilgsniu matai, kur iškeliavo diena. Jei nori daugiau tvarkos, atskirą spalvą gali duoti ir konkrečiam įvykiui (atidaryk įvykį → spalvos pasirinkimas šalia kalendoriaus pavadinimo), pvz., visi gilaus darbo blokai – viena spalva.
3. Susidėk rėmus
Pirmiausia į kalendorių keliauja tai, kas nejuda: susitikimai, pietūs, vaikų vežiojimas, darbo pabaiga. Tai tavo dienos rėmai. Likęs laikas – vieta blokams.
4. Sukurk bloką
Savaitės vaizde spustelėk tuščią laiką → įrašyk pavadinimą veiksmu („Ataskaita“, ne „Darbas“) → More options → pasirink kalendorių „Darbas“ → Save. Jei pavadinime aiškiai parašyta, ką darysi, prisėdus nereikės galvoti, nuo ko pradėti.
5. Kas kartojasi – kurk kaip pasikartojantį įvykį
Įvykyje spausk Does not repeat → pasirink „Every weekday (Monday to Friday)“, „Weekly on…“ arba Custom. Geriausi kandidatai:
| Blokas | Kada |
|---|---|
| Gilus darbas | Pirm.–ketv. 09:00–11:00 |
| Laiškai | Kasdien 11:30 ir 16:00 |
| Sąskaitos | Penktadienį 14:00 |
| Savaitės peržiūra | Penktadienį 15:00 |
| Poilsio laikas | Darbo dienomis nuo 18:00 |
Kai keisi vieną pasikartojančio įvykio dieną, kalendorius paklaus: tik šį, šį ir kitus ar visus. Jei savaitė tiesiog kitokia – rink „This event“.
6. Palik buferį
1–2 val. per dieną neplanuok. Netikėti darbai ateis vis tiek, ir jiems reikės vietos. Tarp susitikimų palik bent 10–15 min. – perėjimas iš vieno darbo į kitą irgi užima laiko.
7. Užduotys iš Google Tasks – į bloką
Jei užduotis jau turi sąraše (Google Tasks), atsidaryk Tasks dešinėje šoninėje juostoje ir duok užduočiai datą ir laiką – ji atsigula kalendoriuje toje valandoje. Užduotis be laiko rodoma dienos viršuje, ne valandų tinklelyje.
Outlook naudotojams. Principas tas pats: naujame įvykyje pasirink kalendorių ir kategoriją (spalvą), pasikartojimas – Make recurring (arba „Repeat“). Microsoft To Do užduotis į kalendorių nutempsi per My Day.
Ką tavo blokus mato kolegos
Jei dirbi įmonėje, kolegos dažnai mato tavo kalendorių ir kviečia į susitikimus į laisvus tarpus. Laiko blokas jiems rodomas kaip užimtas laikas – būtent to ir reikia. Kelios smulkmenos, kad tai veiktų:
- Rodymas kaip „Busy“. Google įvykyje patikrink, kad pažymėta Busy, ne Free – kitaip blokas atrodys laisvas ir į jį pateks susitikimas.
- Privatumas. Jei nenori, kad kiti matytų bloko pavadinimą, įvykyje pasirink Private. Kolegos matys tik, kad esi užimtas.
- Fokuso laikas. Darbo Google Workspace paskyrose yra atskiras įvykio tipas Focus time, kuris gali automatiškai atmesti kvietimus tuo metu. Asmeninėje Gmail paskyroje jo nėra – užtenka įprasto įvykio.
- Susitarimas su komanda. Jei visi blokuoja gilų darbą, verta sutarti bendrą laiką be susitikimų, pvz., antradienio ir ketvirtadienio rytą.
Du būdai blokuoti
- Konkreti užduotis. Blokas = viena užduotis („Analitikos ataskaita“). Tinka, kai darbai aiškūs ir jų nedaug.
- Kategorijos blokas. Blokas = darbo rūšis („Gilus darbas“, „Administravimas“), o konkrečios užduotys – aprašyme arba Google Tasks. Kalendoriuje mažiau „bardako“, ir nereikia kas rytą perrašinėti įvykių.
Aš dažniausiai dirbu savaitės (Week) vaizde. Mėnesio vaizde, kai savaitė suplanuota blokais, viskas atrodo padrikai.
Kaip susidėlioti dieną
- Svarbiausia – į geriausią savo laiką. Jei geriausiai galvoji ryte, gilaus darbo blokas – ryte, administravimas – po pietų. Jei atvirkščiai – atvirkščiai.
- Smulkmenas grupuok. Sąskaitos, laiškai, žinutės – po vieną bloką, ne išbarstyta per dieną.
- Planuok mažiau, nei atrodo. Beveik visada užduotys užtrunka ilgiau, nei manome. Psichologai tai vadina planavimo klaida, ir ji būdinga beveik visiems.
- Ne tik darbas. Bėgimas, joga, šeimos vakarienė – irgi blokai. Kitaip juos suvalgys darbas.
Mano patirtis. Pirmiausia turėjau lapelius, kurie dingdavo. Tada perkrautą Google kalendorių, kur įsirašiau kiekvieną įmanomą veiklą ir daugiau laiko praleisdavau jį prižiūrėdama nei dirbdama. Ir, aišku, bandžiau viską atsiminti galvoje. Suveikė ne kita programėlė, o paprasta struktūra. Todėl jei niekada neplanavai kalendoriuje, nepradėk nuo visos dienos blokų. Pradėk nuo malonių dalykų ir vieno darbo bloko per dieną. Kai tai taps įpročiu, pridėk daugiau.
Kai planas sugriūva (o jis sugrius)
Time blocking – ne griežtas grafikas, o struktūra, kuri leidžia būti lanksčiam.
- Užduotis užtruko ilgiau – Google kalendoriuje bloką tiesiog pratempk pele per apatinį kraštą, o kitą įvykį nutempk vėliau. Kalendorius iškart parodo, kas nebetelpa.
- Penktadienį liko neatliktų blokų – savaitės vaizde nutempk juos į sekmadienį. Taip per savaitės peržiūrą juos visus matysi vienoje vietoje.
- Gilaus darbo blokai nuolat pertraukiami – ieškok kito laiko arba tvarkyk aplinką: telefonas kitame kambaryje, pranešimai išjungti.
- Vis dažniau pavargsti – kalendoriuje pamatysi, ar išvis yra pertraukų.
Plačiau apie tai, kaip blokai sugula į visą savaitę, rašau straipsnyje Kaip planuoti savo laiką.
Užduotis tau
- Išsirašyk 3 svarbiausias rytojaus užduotis.
- Kiekvienai sukurk bloką kalendoriuje „Darbas“, svarbiausią – į savo geriausią laiką.
- Sukurk vieną pasikartojantį grupavimo bloką: „Laiškai“ 11:30 kasdien arba „Sąskaitos“ penktadienį.
- Palik bent 1 val. tuščio buferio ir penktadienį pažiūrėk, kas iš blokų įvyko.
Dažni klausimai
Kas yra laiko blokavimas?
Laiko blokavimas (angl. time blocking) – planavimo metodas, kai kiekviena svarbi užduotis gauna konkretų laiką kalendoriuje, o ne tik vietą sąraše. Dieną padalini į blokus: gilus darbas, laiškai, susitikimai, pietūs, poilsis. Taip iš anksto nusprendi, kada ką darysi, ir nebereikia to spręsti kas valandą.
Ką daryti, kai suplanuotas blokas užtrunka ilgiau?
Pratempk bloką kalendoriuje ir perstumk tai, kas nebetelpa, – ne užsimerk ir dirbk toliau. Taip matai, kas nukrenta, ir pats sprendi, kur tai perkelti. Užsirašyk tikrą trukmę: po kelių savaičių planuosi tiksliau.
Ar laiko blokavimas tinka, jei darbe daug netikėtų užduočių?
Tinka, tik blokų turi būti mažiau, o buferio – daugiau. Palik 1–2 val. per dieną neplanuotų arba susikurk bloką „Netikėti darbai“. Užblokuok bent vieną svarbiausią darbą per dieną – net jei visa kita diena reaktyvi, tas vienas dalykas bus padarytas.
Kalendoriaus sistema
Kurse Kalendoriaus sistema rodau, kaip iš laiko blokų susidėlioti idealią savaitę, kokias taisykles kalendoriuje įsijungti ir kaip matuoti, kur iškeliauja laikas. Jei nori pradėti nuo platesnio vaizdo – kaip planuoti ir saugoti savo laiką apskritai, žiūrėk Laiko valdymas PRO. O nemokamų darbo failų rasi skiltyje Nemokamai.
Šaltiniai
- Gollwitzer, P. M., Sheeran, P. (2006). Implementation intentions and goal achievement: A meta-analysis of effects and processes. Advances in Experimental Social Psychology, 38, 69–119. https://doi.org/10.1016/S0065-2601(06)38002-1
- Buehler, R., Griffin, D., Ross, M. (1994). Exploring the „planning fallacy“: Why people underestimate their task completion times. Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366–381. https://doi.org/10.1037/0022-3514.67.3.366
