Kad planuotum savo laiką, planuok savaitę, ne dieną. Kartą per savaitę išsirašyk viską, kas sukasi galvoje, svarbiausius darbus iškart sudėk į kalendorių su konkrečiu laiku, o likusius – į sąrašą su datomis. Tada kas savaitę 15–30 min. peržiūrėk, kas pavyko, ir sudėliok kitą savaitę iš naujo.
Dienos planas sugriūva nuo vieno netikėto skambučio. Savaitės planas turi kur perstumti tai, kas nukrito. Todėl jis ir išgyvena antradienį.
Kodėl planuoti dieną nepakanka
Dienos sąrašas pasako, ką daryti, bet nepasako, kada. Todėl jis auga: ryte dešimt punktų, vakare – penki nepadaryti, rytoj ryte – jau penkiolika. Didžiausias darbas vis lieka apačioje, nes visada atsiranda kažkas skubesnio.
Savaitė duoda vaizdą iš aukščiau. Matai, kad trečiadienį trys susitikimai ir ten gilaus darbo nebus. Matai, kad penktadienį laisviau. Matai, kad ataskaitai reikia dviejų blokų, ne vieno. Tokių sprendimų dienos sąraše tiesiog nepadarysi.
Dar vienas dalykas: žmonės nuolat nuvertina, kiek laiko užtruks darbas. Psichologai tai vadina planavimo klaida, ir ji gerai aprašyta tyrimuose (Buehler, Griffin ir Ross, 1994). Dienos plane tai pamatai tik vakare, su kaltės jausmu. Savaitės peržiūroje – ramiai, savo skaičiais, ir kitą savaitę planuoji tiksliau.
Savaitės planas per 4 žingsnius
1. Išsirašyk viską iš galvos
Paimk lapą arba atsidaryk užrašus ir surašyk viską, kas sukasi galvoje: darbus, skambučius, pirkinius, „reikėtų kada nors“, idėjas. Nieko nerūšiuok ir nevertink. Tikslas – ne tvarkingas sąrašas, o tuščia galva.
Galva nėra spintelė dokumentams laikyti. Kol užduotis tik galvoje, ji vis išlenda netinkamu metu – per susitikimą, prieš miegą, vidury kito darbo.
2. Kiekvienam punktui – vienas sprendimas
Dabar eik per sąrašą ir prie kiekvieno punkto priimk vieną sprendimą:
| Sprendimas | Ką darai | Pavyzdys |
|---|---|---|
| Į kalendorių | Darbas svarbus ir reikalauja laiko – duodi jam dieną ir valandą | „Pasiūlymas klientei – antradienį 9:00–10:30“ |
| Į sąrašą su data | Smulkus darbas, laikas nesvarbus, bet data reikalinga | „Pratęsti domeną – iki ketvirtadienio“ |
| Deleguoti | Gali padaryti kitas žmogus | „Paprašyti kolegos atnaujinti kainoraštį“ |
| Išbraukti | Nereikia arba ne dabar | „Išbandyti naują programėlę“ → į „kada nors“ sąrašą arba lauk |
Jei nežinai, kas svarbiau, padės Eizenhauerio matrica – ji kiekvieną užduotį taip pat baigia veiksmu.
Svarbiausia taisyklė: užduotis be datos – tik noras. Kiekvienas punktas, kuris lieka, turi gauti datą arba laiką.
3. Pirmiausia sudėk didžiuosius darbus
Įsivaizduok savaitę kaip stiklinę, o darbus – kaip skirtingo dydžio akmenis. Jei pirmiausia pripilsi smėlio (laiškai, smulkmenos, žinutės), dideli akmenys nebetilps. Todėl kalendoriuje pirmiausia rezervuok laiką 3 svarbiausiems savaitės darbams. Tik tada – visam kitam.
Kaip sudėlioti:
- Rėmai. Pirmiausia tai, kas jau yra: susitikimai, rutinos, pietūs, vaikų vežiojimas.
- Didieji darbai. 3 svarbiausi – į geriausią savo laiką. Jei geriausiai galvoji ryte, ten ir dėk.
- Smulkmenos – grupėmis. Laiškai, sąskaitos, skambučiai – po vieną bloką, ne išbarstyti per visą dieną.
- Buferis. 1–2 val. per dieną neplanuok. Netikėti darbai ateis vis tiek, ir jiems reikia vietos.
Kaip tai atrodo Google kalendoriuje ar Outlook, žingsnis po žingsnio rodau kurse Kalendoriaus sistema.
4. Kas rytą – 10 minučių, ne valanda
Jei savaitė jau sudėliota, rytinis planavimas užtrunka 10 min. Prieš atidarydamas paštą pažiūrėk į kalendorių ir sąrašą, išsirink vieną svarbiausią darbą ir dar du pagalbinius, patikrink, ar telpa. Netelpa – kažką perkelk dabar, ne vakare.
Nauji darbai dienos metu keliauja į vieną vietą (užrašai, lapas, Tasks), ne į šiandienos sąrašą. Juos sudėliosi rytoj ryte arba per savaitės peržiūrą.
Trys planavimo lygiai: projektas, savaitė, diena
Savaitės planas nekabo ore. Jis jungia du dalykus: didesnius tikslus ir projektus, kurie tęsiasi mėnesius, ir konkrečią dieną, kurią reikia nugyventi. Kad nesusipainiotum, laikyk tris lygius ir kiekvieną žiūrėk savo ritmu.
| Lygis | Ką rašai | Kada žiūri |
|---|---|---|
| Projektas | Etapai savaitėmis | Kartą per savaitę, per peržiūrą |
| Savaitė | 3–7 didesni darbai | Pirmadienį ir per savaitės peržiūrą |
| Diena | Konkretūs veiksmai su trukmėmis | Kas rytą, 10 min. |
Ne kiekvienam darbui reikia visų trijų. Mažiems užtenka įsimesti užduotį į savaitę. Bet didesniam projektui be pirmo lygio savaitės planas tampa spėliojimu.
Didesniam projektui: atbulinis planas
Paimk projektą, pavyzdžiui, „Svetainės paleidimas“, ir užsirašyk visą laikotarpį savaitėmis – tarkim, 12 savaičių. Pradėk nuo paskutinio žingsnio: paleidimas – 12 savaitę. Tada klausk, kas turi būti padaryta prieš tai. Informacijos patikra – 11 sav. Turinio sukėlimas – 10 sav. Galutiniai tekstai ir nuotraukos – 8–9 sav. Fotosesija – 6 sav. Fotosesijos planavimas – 4–5 sav. Ir taip atgal iki pat pirmo žingsnio.
Kai etapai turi savaites, savaitės peržiūroje nebereikia svarstyti, ką daryti toliau. Atsidarai planą, pažiūri, kas priklauso šiai savaitei, ir perkeli tai į savaitės sąrašą ar kalendorių. Tam užtenka popieriaus lapo arba paprastos lentelės (Google Sheets, Excel): eilutėse – užduotys, stulpeliuose – savaitės, užspalvinti langeliai rodo, kada kas daroma.
Patogu atbulinio plano failą prisegti prie pasikartojančio „Savaitės peržiūros“ įvykio kalendoriuje. Tada jo nereikia ieškoti – jis atsidaro kartu su peržiūra.
Planuok ir energiją, ne tik laiką
Valanda devintą ryto ir valanda trečią po pietų nėra tas pats. Daugeliui dėmesys būna geresnis tam tikru dienos metu, o popietinis nuosmukis yra normalus – sunkūs pietūs jį tik pagilina (Monk, 2005).
Todėl planuodamas savaitę klausk ne tik „ar telpa?“, bet ir „ar tinka?“:
| Darbo tipas | Kada dėti |
|---|---|
| Sudėtingi, reikalaujantys galvojimo (strategija, rašymas, analizė) | Į savo stipriausią laiką |
| Susitikimai, skambučiai | Ten, kur energija vidutinė |
| Laiškai, sąskaitos, administravimas | Į nuosmukį, dažnai po pietų |
Jei nežinai, kada tavo stipriausias laikas, savaitę pasižymėk kalendoriuje, kada darbas ėjo lengvai, o kada stūmei per jėgą. Po savaitės vaizdas bus aiškus.
Popierius ar programėlė?
Įrankis yra mažiausiai svarbi sistemos dalis. Paprastas sąsiuvinis, kurį naudoji kasdien, lenkia brangiausią programą, kurią atsidarai kartą per savaitę. Todėl pradėk nuo to, ką jau turi, ir rinkis pagal savo dieną:
| Jei… | Rinkis |
|---|---|
| Didžiąją dienos dalį dirbi prie kompiuterio | Skaitmeninį kalendorių ir užduočių sąrašą (Google Calendar ir Tasks, Outlook ir To Do) |
| Diena dažnai keičiasi, daug perplanavimų | Kalendorių, kuriame lengva perstumti blokus |
| Mėgsti rašyti ranka ir grįžti prie užrašų | Sąsiuvinį ar planuoklį savaitei + telefono kalendorių susitikimams |
| Dirbi su komanda | Bendrą skaitmeninį įrankį |
Svarbiausia taisyklė – kiekvienas dalykas turi turėti vieną vietą. Susitikimai vienur, užduotys kitur – gerai. Ta pati užduotis trijose vietose – ne.
Savaitės peržiūra: 15–30 min., kurios laiko visą sistemą
Planas veikia tik tada, kai prie jo grįžti. Savaitės peržiūra – tai įprotis, kurio dauguma praleidžia, o paskui stebisi, kodėl planavimas „neveikia“.
Kartą per savaitę, tą pačią dieną ir valandą, atsakyk į šiuos klausimus:
- Kas padaryta? Pažymėk. Matomas progresas – geriausias variklis.
- Kas liko? Kiekvienam punktui – nauja data, deleguoti arba atsisakyti.
- Kas užtruko ilgiau nei planavau? Užsirašyk tikrą trukmę.
- Kas įsiterpė? Jei tai kartosis – kitą savaitę palik tam laiko.
- Kas nauja? Įrašyk su data.
- Kitos savaitės 3 svarbiausi darbai. Į kalendorių pirmiausia.
Kai penktadienį matai, kad dalis blokų liko nepadaryti, nutempk juos į sekmadienį. Planuodamas naują savaitę peržiūrėsi juos visus vienoje vietoje ir sudėsi į naujas vietas – arba sąmoningai išbrauksi.
Mano patirtis. Savaitės planavimą darau pirmadienį pusę devynių ir skiriu jam pusvalandį. Penktadienio popietę, kai darbo diena eina į pabaigą, turiu bloką savaitės apžvalgai. Mėnesio planavimą ir apžvalgą darau paskutinį mėnesio ketvirtadienį, nes penktadieniais dirbu visai kitus darbus. Visi šie blokai kalendoriuje pasikartojantys, todėl man nereikia jų prisiminti – jie tiesiog ateina. O pats planavimas man vienas įdomiausių dalykų: daug projektų pradėjau nuo paprasto popieriaus lapo.
Kai planas sugriūva
O jis sugrius. Tai ne nesėkmė, o normali savaitės dalis.
- Darbas užtruko ilgiau. Pratempk bloką ir perstumk, kas nebetelpa. Matysi, kas nukrenta, ir sąmoningai nuspręsi, kur tai keliauja.
- Įsiterpė skubus darbas. Pažiūrėk į buferį. Jei jo nėra – tai ženklas, kad kitą savaitę reikia palikti.
- Vis neišeina laikytis to paties bloko. Gal laikas netinkamas. Jei sportą planuoji 7 val. ryto, bet tuo metu vežioji vaiką į darželį, tai ne tinginystė – tiesiog reikia kito laiko.
- Viską planuoji, bet nieko nepadarai. Gal planuoji per daug. Geriau trys aiškūs darbai per dieną nei dešimt išmėtytų.
Planą vertink ne po vienos dienos, o po kelių savaičių. Pirmos savaitės visada nepatogios. Tai nereiškia, kad sistema bloga – ji tiesiog dar nauja.
Užduotis tau
- Šiandien 10 min. išsirašyk viską, kas sukasi galvoje.
- Kiekvienam punktui priimk sprendimą: kalendorius, sąrašas su data, deleguoti arba išbraukti.
- 3 svarbiausiems kitos savaitės darbams kalendoriuje rezervuok laiką – į savo stipriausias valandas.
- Įsirašyk į kalendorių pasikartojantį įvykį „Savaitės peržiūra“ – 20 min., tą pačią dieną ir valandą kas savaitę.
Jei nori pradėti nuo paruošto šablono, savaitės plano lapą rasi nemokamuose prieduose.
Dažni klausimai
Kiek laiko reikia skirti savaitės planavimui?
Užtenka 15–30 min. per savaitę ir 10 min. kas rytą. Pirmus kartus užtruks ilgiau, nes iš galvos išsirašysi daug susikaupusių dalykų. Kai tai tampa įpročiu, savaitės peržiūra eina greitai, nes didžioji dalis darbų jau turi vietą.
Ką daryti, kai planas sugriūva jau pirmadienį?
Neperrašyk visos savaitės iš naujo. Perstumk tai, kas nukrito, į buferį arba kitą dieną, ir užsirašyk, kas įsiterpė. Jei tai kartojasi kas savaitę, planuoji per daug arba be buferio – per savaitės peržiūrą palik daugiau laisvo laiko.
Ar geriau planuoti popieriuje ar programėlėje?
Įrankis yra mažiausiai svarbi sistemos dalis. Paprastas sąsiuvinis, kurį atsidarai kasdien, lenkia programą, kurią atsidarai kartą per savaitę. Jei daug dirbi prie kompiuterio ir diena dažnai keičiasi, patogesnis skaitmeninis kalendorius, nes blokus lengva perstumti. Galima ir derinti: savaitės planas – popieriuje, susitikimai ir blokai – kalendoriuje.
Laiko valdymas PRO
Savaitės planavimą, kalendorių, užduočių sąrašą ir savaitės peržiūrą nuosekliai, su darbo failais, rodau kurse Laiko valdymas PRO. Jei nori pradėti nuo vieno dalyko, pradėk nuo savaitės peržiūros.
Šaltiniai
- Buehler, R., Griffin, D., Ross, M. (1994). Exploring the „planning fallacy“: Why people underestimate their task completion times. Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366–381. https://bear.warrington.ufl.edu/brenner/mar7588/Papers/buehler-et-al-1994.pdf
- Monk, T. H. (2005). The post-lunch dip in performance. Clinics in Sports Medicine, 24(2). https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/15892914/
