Eizenhauerio matrica – tai būdas nuspręsti, ką daryti pirmiausia, kiekvieną užduotį įvertinant pagal du klausimus: ar ji svarbi ir ar ji skubi. Taip gauni keturias grupes, ir kiekviena baigiasi konkrečiu veiksmu: daryk dabar, suplanuok kalendoriuje, deleguok arba išbrauk. Matricos piešti nereikia – užtenka prie kiekvienos užduoties pasižymėti vieną iš keturių žodžių.
Iš kur ji atsirado
1954 m. Dwightas D. Eisenhoweris kalboje Northwesterno universitete pacitavo vieno „buvusio koledžo prezidento“ mintį: „Turiu dviejų rūšių problemas – skubias ir svarbias. Skubios nėra svarbios, o svarbios niekada nėra skubios.“ Pati matrica su keturiais ketvirčiais išpopuliarėjo daug vėliau, kai ją aprašė Stephenas Covey knygoje „7 labai efektyvių žmonių įpročiai“. Eisenhowerio vardas prie jos tiesiog prilipo.
Kodėl ji vis dar naudinga: žmonės linkę rinktis skubias užduotis vietoj svarbių, net kai svarbios duoda daugiau naudos. Tyrėjai tai pavadino „grynosios skubos efektu“ (Zhu, Yang ir Hsee, 2018). Matrica tiesiog priverčia sustoti ir paklausti.
Keturi ketvirčiai ir kuo kiekvienas baigiasi
| Skubu | Neskubu | |
|---|---|---|
| Svarbu | DABAR – daryk šiandien ar šią savaitę | SUPLANUOTI – duok datą ir laiką kalendoriuje |
| Mažiau svarbu tau | DELEGUOTI – kas gali padaryti už tave? | IŠKELTI – į „kada nors“ sąrašą arba išbraukti |
DABAR: svarbu ir skubu
Darbai, kurie turi didžiausią įtaką ir kurių terminas jau čia: pasiūlymas klientui, skambutis bankui, laiškas dėl problemos, kuri tiesiogiai veikia verslą. Veiksmas: šiandien arba šią savaitę, į pirmą laisvą bloką.
Jei šis ketvirtis nuolat perpildytas, tai ženklas, kad per mažai laiko skiri antrajam.
SUPLANUOTI: svarbu, bet neskubu
Įdomiausias ketvirtis. Čia darbai, kurie svarbūs, bet dar turi laiko kvėpuoti: strategija, mokymasis, sveikata, didelio projekto pradžia. Būtent čia išankstinis planavimas atsiperka: nusimatai ateinantį gaisrą iš anksto, ir jis nebėra gaisras.
Veiksmas: konkreti data ir laikas kalendoriuje. Ne „kada nors šią savaitę“, o „ketvirtadienį 9:00–10:30“. Kitaip šie darbai laukia, kol taps skubūs.
DELEGUOTI: skubu, bet ne tau
Klasikinė matrica šį ketvirtį vadina „skubu, nesvarbu“. Aš jį vadinu tiesiog „deleguoti“: tai gali būti ir svarbūs darbai, kurių tu nespėji arba nemoki. Veiksmas: užsirašyk, kam, ką ir iki kada. Ir delegavimą irgi reikia suplanuoti – laiškas ar pokalbis su kolega taip pat užima laiko.
IŠKELTI: nesvarbu ir neskubu
Matrica sako „mesk“. Aš siūlau „kada nors“ sąrašą: šių darbų statusas gali pasikeisti. Bet būk sąžiningas – jei tas pats punktas „kada nors“ sąraše guli pusmetį, jį galima drąsiai išbraukti.
Mano patirtis. Ilgą laiką ne iki galo perpratau šią matricą – keturi apibrėžimai atrodė aiškūs, bet prie realaus sąrašo pasimesdavau. Padėjo du dalykai. Pirma, žiūrėti ne į pavienes užduotis, o į projektus: šią savaitę svarbiausias gal visai namų įsirengimas, nes reikia greitai persikelti. Antra, pervadinti ketvirčius veiksmais. Pavyzdžiui, savo projektuose visus su svetaine susijusius darbus deleguočiau, nes jų tiesiog nemoku. Tai svarbu, bet ne man.
Pavyzdys: vienas sąrašas per matricą
Štai kaip atrodo įprastas pirmadienio sąrašas, kai prie kiekvieno punkto atsiranda žodis ir veiksmas:
| Užduotis | Žodis | Veiksmas |
|---|---|---|
| Atsakyti klientei dėl pasiūlymo (laukia nuo penktadienio) | DABAR | Šiandien 9:00, pirmas blokas |
| Pateikti ataskaitą (terminas trečiadienį) | DABAR | Šiandien 10:00–11:30 |
| Susidėlioti ketvirčio pardavimų planą | SUPLANUOTI | Ketvirtadienį 9:00–10:30 kalendoriuje |
| Užsiregistruoti pas gydytoją | SUPLANUOTI | Antradienį 12:30, 10 min. |
| Atnaujinti produktų nuotraukas svetainėje | DELEGUOTI | Parašyti kolegai šiandien, terminas penktadienis |
| Surinkti sąskaitas buhalterei | DELEGUOTI | Paprašyti padėjėjos, patikrinti penktadienį |
| Perskaityti straipsnį apie naują programą | IŠKELTI | Į „kada nors“ sąrašą |
| Pertvarkyti aplankus kompiuteryje | IŠKELTI | Į „kada nors“ sąrašą |
Atkreipk dėmesį: nė viena eilutė nebaigiasi žodžiu „svarbu“ ar „vėliau“. Kiekviena baigiasi tuo, ką darysi ir kada. Būtent tai ir skiria veikiančią matricą nuo gražaus paveiksliuko.
Dar viena smulkmena: SUPLANUOTI grupė dažnai būna ilgiausia, ir tai normalu. Nebūtina visiems jos darbams iškart rasti laiko šią savaitę. Užtenka, kad kiekvienas turėtų datą – net jei ji po mėnesio.
Kaip naudoti kasdien (5 minutės)
- Atsidaryk savo užduočių sąrašą.
- Prie kiekvienos užduoties parašyk vieną žodį: DABAR, SUPLANUOTI, DELEGUOTI arba IŠKELTI.
- DABAR užduotis surikiuok ta eile, kuria darysi.
- SUPLANUOTI užduotims duok datą ir laiką kalendoriuje.
- DELEGUOTI – išsiųsk prašymą arba suplanuok pokalbį.
- IŠKELTI – perkelk į atskirą sąrašą arba ištrink.
Matrica geriausiai veikia kartu su savaitės planavimu: per savaitės peržiūrą sužymi visą sąrašą, o kas rytą tik pasitikrini DABAR grupę.
Kada matrica neveikia
- Kai viskas atrodo skubu ir svarbu. Tai dažniausiai reiškia, kad prioritetus nustatai ne tu. Daugiau apie tai – klausimuose žemiau.
- Kai matrica tampa paveiksliuku. Jei gražiai nupieši keturis kvadratus, bet užduotys negauna datų, nieko nepasikeitė. Užduotis be veiksmo – tik perkelta į kitą stulpelį.
- Kai darbas reaktyvus. Klientų aptarnavime ar pagalbos tarnyboje didelė dalis dienos yra skubu iš prigimties. Ten matricą naudok savaitės lygiu – kad tarp skubių darbų liktų laiko ir SUPLANUOTI grupei.
- Kai kas dieną perrūšiuoji tą patį. Užtenka kartą per savaitę ir trumpai kas rytą.
Užduotis tau
- Paimk dabartinį darbų sąrašą ir prie kiekvienos užduoties pažymėk vieną iš keturių žodžių.
- Bent 2 SUPLANUOTI užduotims kalendoriuje sukurk blokus šią arba kitą savaitę.
- Vieną DELEGUOTI užduotį perduok dar šiandien.
- Įsirašyk į kalendorių pasikartojantį 10 min. įvykį „Sąrašo peržiūra“ – kartą per savaitę.
Matricos šabloną (lapas spausdinimui ir lentelė) rasi nemokamuose prieduose.
Dažni klausimai
Kaip atskirti skubu nuo svarbu?
Skubu reiškia, kad terminas arti arba kažkas laukia atsakymo dabar. Svarbu reiškia, kad darbas stumia tavo tikslus ar turi didelę įtaką rezultatui. Paklausk savęs: kas nutiks, jei to nepadarysiu šią savaitę? Ir kas nutiks, jei to nepadarysiu niekada? Jei antras atsakymas „nieko ypatingo“, tai greičiausiai skubu, bet ne svarbu.
Ką daryti, jei viskas atrodo svarbu ir skubu?
Pirmiausia surašyk viską ir prie kiekvienos užduoties pažymėk tikrą terminą – dažnai pusė „skubių“ darbų jo net neturi. Tada išsirink 3, kurie šią savaitę duos daugiausia naudos, o kitiems duok datas vėliau. Jei darbus skiria vadovas, nunešk sąrašą ir paprašyk padėti pasirinkti, ką daryti pirma – tai ne atsisakymas, o prioritetų klausimas.
Ar Eizenhauerio matricą galima naudoti komandoje?
Taip, ypač planuojant savaitę ar projektą. Komanda kartu sužymi bendrą užduočių sąrašą, o SUPLANUOTI užduotims iškart paskiria atsakingą žmogų ir datą. Svarbu susitarti, ką komandoje reiškia „svarbu“ – pavyzdžiui, kas tiesiogiai susiję su ketvirčio tikslu.
Laiko valdymas PRO
Eizenhauerio matricą, laiko blokavimą ir kitus metodus, kaip jie jungiasi į vieną sistemą, rodau kurse Laiko valdymas PRO.
Šaltiniai
- Quote Investigator (2014). What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important. https://quoteinvestigator.com/2014/05/09/urgent/
- Zhu, M., Yang, Y., Hsee, C. K. (2018). The mere urgency effect. Journal of Consumer Research, 45(3), 673–690. https://econbiz.de/Record/the-mere-urgency-effect-zhu-meng/10011929694
