Geriausias planuoklis – tas, kurį atsidarysi kasdien be priminimo. Jei didžiąją dienos dalį dirbi prie kompiuterio ir dalinies užduotimis su kitais, rinkis skaitmeninį (Google Calendar ir Tasks, Outlook ir To Do). Jei mėgsti rašyti ranka ir dažnai grįžti prie užrašų – popierinį planuoklį ar sąsiuvinį, o susitikimus laikyk telefono kalendoriuje. Ir pasirinktą įrankį naudok bent 30 dienų, kol jį vertinsi.
Įrankis beveik nesvarbus
Įrankių tiek, kad kiekvienas rastų savo. Bet įrankis yra mažiausiai svarbi sistemos dalis. Paprastas sąsiuvinis, kurį naudoji kasdien, nukonkuruos brangiausią programą, kurią atsidarai kartą per savaitę.
Planuoklis dažnai perkamas kaip pažadas sau: šįkart jau tikrai būsiu tvarkinga. Bet planuoklis pats tavęs nesutvarko. Veikianti sistema turi tris dalis:
| Dalis | Kas tai | Pavyzdys |
|---|---|---|
| Įrankis | Kur gyvena tavo planai | Sąsiuvinis, planuoklis, Google Calendar |
| Metodas | Kaip planuoji | Savaitės planas, dienos sąrašas su trukmėmis, laiko blokai |
| Taisyklė | Kada ir kaip dažnai | Planuoju kas rytą 08:30 prie kavos, peržiūriu penktadienį |
Jei planuoklis tau „nesuveikė“, dažniausiai trūko ne geresnio planuoklio, o taisyklės – kada prie jo prisėsti.
Popierius ar programėlė: palyginimas
| Popierinis planuoklis | Programėlė ar skaitmeninis kalendorius | |
|---|---|---|
| Kam tinka | Kas mėgsta rašyti ranka ir grįžti prie užrašų | Kas dirba prie kompiuterio, daug perplanuoja, dirba su komanda |
| Stiprybė | Sulėtina, padeda susimąstyti, niekas neblaško | Primena, sinchronizuojasi, lengva perkelti blokus |
| Silpnybė | Neprimena, pasikartojimus reikia perrašyti, nesidalina | Lengva prisikurti per daug, blaško pranešimai |
| Komandai | Netinka | Tinka (komandoms – visada skaitmeninis) |
| Kaina | Nuo paprasto sąsiuvinio | Dažnai nemokamas – jau yra telefone ar Gmail |
Planavimas popieriuje turi savo žavesį. Niekur neskubi, rašai susimąstydamas, ir prie to gali grįžti bet kada. Bet popierius nepriminks apie susitikimą ir nepasidalins plano su šeima.
5 klausimai, kurie išrinks planuoklį už tave
| Klausimas | Jei taip | Jei ne |
|---|---|---|
| Didžiąją dienos dalį dirbi prie kompiuterio? | Skaitmeninis įrankis | Popierius + telefono kalendorius |
| Dirbi su komanda ar dalinies užduotimis? | Bendras skaitmeninis įrankis | Tinka ir popierius |
| Diena dažnai keičiasi, daug perplanavimų? | Kalendorius, kuriame lengva tempti blokus | Užteks savaitės plano ant popieriaus |
| Mėgsti rašyti ranka ir prie užrašų grįžti? | Užrašinė ar planuoklis | Telefono užrašai, Tasks |
| Įrankį atsidarysi kasdien be priminimo? | Tinka | Rinkis tą, kuris atsidaro pats (telefonas, paštas) |
Paskutinis klausimas svarbiausias. Jei atsakymas „ne“, joks gražus viršelis nepadės.
Kokių būna planuoklių
| Tipas | Kam tinka | Kam netinka |
|---|---|---|
| Tuščia užrašinė, bullet journal | Kas jau žino, kokią struktūrą mėgsta | Kas nenori kurti savo struktūros |
| Planuoklis su paruošta sistema (savaitės, dienos puslapiai) | Kas mėgsta aiškias gaires ir nenori kurti savo | Kas jaučia diskomfortą rašydamas į įspaustus rėmus |
| Darbo knyga su valandomis | Kas dirba su klientais pagal laikus (pvz., grožio meistrai) | Kas turi daug užduočių be fiksuoto laiko |
| Popierinis kalendorius ant stalo | Mėnesio vaizdui, ilgiems projektams | Detaliems dienos sąrašams |
| Telefono kalendorius | Pradedantiems, laiko blokavimui | – |
| Google Calendar + Tasks | Dirbantiems Gmail aplinkoje | Kas nenaudoja Google paskyros |
| Outlook + Microsoft To Do | Dirbantiems Microsoft 365 aplinkoje | – |
Planuoklis 2027 metams ar be datų? Jei dažnai praleidi savaites, rinkis be datų – tušti puslapiai su datomis kelia kaltę ir norą viską mesti.
Derinys: popierius ir skaitmena kartu
Dalykas, kurį žmonės dažnai pražiūri renkantis: įrankius galima derinti. Pavyzdžiui, užduotys – mylimame planuoklyje, susitikimai – telefono kalendoriuje, dokumentai – Google Drive.
Kad derinys veiktų, reikia vienos taisyklės: kas turi laiką ir datą, keliauja į skaitmeninį kalendorių. Popieriuje – dienos planas, mintys, sąrašai. Kitaip turėsi dvi tiesas ir nežinosi, kuria tikėti.
| Kur | Kas |
|---|---|
| Skaitmeninis kalendorius | Susitikimai, pasikartojimai, terminai, priminimai |
| Popierinis planuoklis | Savaitės planas, dienos sąrašas, idėjos |
| Debesis (Drive, OneDrive) | Dokumentai |
Mano patarimas. Eksperimentuok ir ieškok lengviausio sau būdo, o ne aklai vaikykis rekomendacijų. Ir mano taip pat. Daug savo projektų pradėjau nuo paprasto lapo popieriaus – nieko pirkti nereikia, užtenka lapo, kuris guli po nosim. Ar ant šaldytuvo. O susitikimus ir pasikartojančius dalykus laikau Google kalendoriuje, nes juo naudojuosi kasdien kartu su Gmail.
30 dienų taisyklė
Dažniausia klaida – ne blogas įrankis, o per greitas jo keitimas. Pirma savaitė su nauju planuokliu visada būna kreiva. Todėl:
- 30 dienų nekeisk įrankio ir neieškok naujo.
- Kiekvieną kartą, kai pagalvoji „man reikia geresnio planuoklio“, užsirašyk, kokios konkrečios funkcijos trūksta.
- Po 30 dienų peržiūrėk sąrašą. Dažniausiai paaiškėja, kad trūko ne funkcijos, o taisyklės: kada planuoti ir kada peržiūrėti.
Naujos programėlės ieškojimas labai lengvai tampa atidėliojimu, kuris atrodo kaip produktyvumas. Planuoti apie planavimą – irgi ne planavimas.
Kada įrankį tikrai verta keisti
Kartais įrankis iš tiesų netinka. Tai matosi ne iš to, kad pabodo, o iš konkrečių ženklų:
- Įrankis netelpa į tavo dieną. Visą dieną esi kelyje, o planuoklis guli ant stalo ofise. Arba atvirkščiai – dirbi prie kompiuterio, o planas sąsiuvinyje, kurio niekada neatsiverti.
- Tas pats dalykas gyvena dviejose vietose. Susitikimas ir popieriuje, ir telefone – ir viena vieta visada pasensta.
- Dirbi su komanda, o planas tik tavo. Kai užduotimis reikia dalintis, popierius nebetinka.
- Daugiau laiko praleidi prižiūrėdamas sistemą nei ja naudodamasis. Jei kas savaitę perpieši puslapius ar konfigūruoji programėlę, tai jau hobis, ne sistema.
Jei nė vieno iš šių ženklų nėra, o tiesiog norisi naujo – grįžk prie 30 dienų taisyklės.
Kaip pradėti naudotis planuokliu (bet kuriuo)
- Savaitės planas. Pirmadienį ar sekmadienio vakarą išsirašyk 3–7 didesnes savaitės užduotis.
- Dienos sąrašas. Kas rytą iš savaitės plano pasiimk, ką darysi šiandien, ir prie kiekvieno punkto parašyk, kiek laiko manai užtruksiantis.
- Savaitės peržiūra. Penktadienį 15–20 min.: kas padaryta, kas liko, kas užtruko ilgiau nei planavai, kas trys svarbiausi kitai savaitei.
Plačiau apie savaitės planą rašau straipsnyje Kaip planuoti savo laiką.
Užduotis tau
- Atsakyk į 5 klausimus ir pasirink vieną planuoklį užduotims ir vieną vietą susitikimams (gali būti ta pati).
- Užsirašyk savo sistemą vienu sakiniu: „Mano įrankis ___, metodas ___, taisyklė ___.“
- Įsirašyk į kalendorių pasikartojantį planavimo laiką (pvz., kas rytą 08:30, 10 min.).
- Įsirašyk įvykį po 30 dienų: „Peržiūrėti planuoklį ir trūkstamų funkcijų sąrašą“. Iki tos dienos nieko nekeisk.
Dažni klausimai
Ar geriau planuoti popieriuje ar telefone?
Priklauso nuo to, kur vyksta tavo diena. Jei dirbi prie kompiuterio, daug perplanuoji ar dirbi su komanda – telefone ir kompiuteryje, nes skaitmeninis kalendorius primena ir sinchronizuojasi. Jei mėgsti rašyti ranka – popieriuje, o susitikimus ir terminus vis tiek laikyk telefono kalendoriuje.
Kokį planuoklį pasirinkti, jei anksčiau nė vieno neišnaudojau iki galo?
Rinkis paprasčiausią ir pigiausią – sąsiuvinį arba kalendorių, kurį jau turi telefone. Šįkart pirk ne planuoklį, o taisyklę: kada prie jo prisėsti (pvz., kas rytą 10 min.) ir kada peržiūrėti (penktadienį). Ir 30 dienų jo nekeisk.
Ar yra nemokamas savaitės planuoklis PDF?
Taip, nemokamą savaitės plano PDF gali atsisiųsti skiltyje Nemokamai. Jį atsispausdini ir pildai kas savaitę: 3 svarbiausi dalykai, dienų užduotys su trukmėmis ir trumpa peržiūra penktadienį. Daugiau darbo įrankių rasi skiltyje Šablonai.
Laiko valdymas PRO
Planuoklis – tik įrankis. Kaip susidėlioti metodą ir taisykles, kad planas išgyventų ilgiau nei pirmadienį, nuosekliai rodau kurse Laiko valdymas PRO: nuo sistemos klausimyno iki planavimo popieriuje ir Google aplinkoje.
