Ivy Lee metodas – tai dienos planas iš šešių užduočių. Dienos pabaigoje užrašai šešias svarbiausias rytojaus užduotis, sureitinguoji jas pagal svarbą, o ryte dirbi nuo pirmos, kol ją baigi, ir tik tada imiesi antros. Kas liko nepadaryta, keliauja į rytojaus sąrašą. Jokios programėlės nereikia – užtenka popieriaus lapo arba kalendoriaus.
Darbų sąrašas, kuris niekada nemažėja, pažįstamas daugeliui. Toks jausmas, lyg kuo daugiau darai, tuo daugiau visko prisikaupia. Magiško recepto šitam ciklui nėra, bet yra būdų jį pagerinti. Apie šį metodą pirmą kartą išgirdau mokymuose vadovams, kaip apie vieną geriausių būdų planuoti darbo dieną, ir jis tikrai nesudėtingas.
Iš kur atsirado Ivy Lee metodas
Ivy Lee buvo amerikiečių viešųjų ryšių konsultantas, dirbęs su didžiausiomis XX a. pradžios įmonėmis. Dažniausiai pasakojama istorija tokia: apie 1918 metus plieno bendrovės „Bethlehem Steel“ vadovas Charlesas Schwabas paprašė Lee padėti jo vadovams spėti daugiau. Lee pasiūlė su kiekvienu pasikalbėti po 15 minučių ir paprašė mokėti tik tiek, kiek metodas, jo nuomone, bus vertas. Po kelių mėnesių Schwabas atsiuntė čekį.
Kiek šioje istorijoje tikslių detalių, sunku pasakyti – ji perpasakojama iš lūpų į lūpas, o istorikai nesutaria net dėl datos. Bet metodas išliko ne dėl istorijos. Jis išliko, nes yra paprastas ir veikia taip, kaip veikia mūsų dėmesys.
Kaip veikia Ivy Lee metodas: 6 žingsniai
1. Dienos pabaigoje užrašyk šešias užduotis
Vakare arba paskutinėmis darbo dienos minutėmis užrašyk šešias svarbiausias užduotis, kurias reikia atlikti rytoj. Tik šešias, ne daugiau. Riba čia ir yra visa esmė: kai negali surašyti dvidešimties punktų, tenka rinktis.
2. Sureitinguok jas pagal svarbą
Be aiškaus eiliškumo mėtysiesi tarp užduočių. Ne, visos jos negali būti „numeris vienas“. Turi išsirinkti, kas iš tiesų yra aukščiausias prioritetas, kas antras, kas trečias. Jei sunku nuspręsti, padeda Eizenhauerio matrica.
3. Ryte pradėk nuo pirmos ir dirbk, kol baigsi
Viena užduotis vienu metu. Jokio šokinėjimo prie laiškų „tik pažiūrėti“. Žinau, lengviau pasakyti nei padaryti, bet šis žingsnis yra esminis.
4. Tada imkis antros, trečios ir toliau sąrašu žemyn
Eini nuo viršaus iki apačios. Ne nuo lengviausios, ne nuo smagiausios, o ta tvarka, kurią nusprendei vakare, kai galva buvo rami.
5. Kas liko – perkelk į rytojaus sąrašą
Nebaigei visų šešių? Nieko baisaus. Tiesiog perkelk likusias į rytojaus sąrašą ir vėl sureitinguok kartu su naujomis.
6. Kartok kasdien
Čia ir vyksta visa magija. Kiekvieną dieną po truputį. Tai lyg dienos perkrovimo mygtukas: vakare uždarai dieną, ryte žinai, nuo ko pradėti.
Kodėl šis metodas veikia
Trumpai – dėmesys ir aiškūs prioritetai.
Mažiau perjungimų. Kai užduotis perjungi dažnai, kiekvienas perjungimas kainuoja laiko ir dėmesio. Tai rodo ir eksperimentiniai tyrimai apie užduočių perjungimą (Rubinstein, Meyer ir Evans, 2001): grįžti prie užduoties ir vėl į ją įsigilinti užtrunka. Dirbant po vieną užduotį, tokių perjungimų tiesiog mažiau.
Mažiau sprendimų ryte. Sąrašas jau sudarytas ir sureitinguotas. Nereikia gaišti laiko svarstant, nuo ko pradėti ir kas svarbiau.
Kontrolės jausmas. Šešios užduotys negąsdina taip, kaip penkiasdešimties punktų sąrašas. Matai progresą, o net jei visų neįveiki, svarbiausias jau padarei – nes jos buvo sąrašo viršuje.
Ivy Lee metodas kalendoriuje
Aš šį metodą papildyčiau vienu dalyku. Jei nesi popieriaus ir tušinuko žmogus, šešios užduotys turi atsidurti tavo kalendoriuje: šeši laiko blokai šešioms užduotims, ta pačia tvarka, kaip sureitingavai.
| Popieriuje | Kalendoriuje |
|---|---|
| Lapas su šešiais sunumeruotais punktais | Šeši blokai iš eilės, pirmas – rytą |
| Eiliškumas – numeriai | Eiliškumas – blokų tvarka dienoje |
| Matai, kiek liko | Matai, kiek laiko liko |
| Nebaigta užduotis – perrašai | Nebaigtas blokas – perkeli į rytojaus rytą |
Kalendorius turi vieną privalumą: jis parodo, ar šešios užduotys apskritai telpa į tavo dieną kartu su susitikimais. Jei netelpa – geriau tai pamatyti vakare, ne 15 valandą. Kaip susikurti blokus, rodau laiko blokavimo straipsnyje.
Kada metodas neveikia
- Kai darbas susideda iš nuolatinių skambučių ir užklausų. Tada šešios užduotys tampa trimis, o likusį laiką palieki reagavimui. Metodą galima mažinti, bet ne mesti visai.
- Kai šešios užduotys – tai šeši projektai. „Paruošti pasiūlymą“ telpa į dieną, „Sukurti naują svetainę“ – ne. Rašyk konkretų kitą žingsnį, o didelius darbus pirmiausia išsidėliok savaitės plane.
- Kai vakare nėra jėgų galvoti. Tada sąrašą rašyk paskutinėmis darbo dienos minutėmis, o ne prieš miegą.
Mano patarimas
Jei nebaigei visų užduočių, nepergyvenk. Čia ta vieta, kur aš visada sau pasakau: „Simona, žiūrėk, atsipalaiduok truputį.“ Tai nėra pasaulio pabaiga. Padarysi rytoj. Vadinasi, įvyko kažkas nenumatyto arba tiesiog save pervertinai, o taip nutinka ir geriausiems. Svarbiausia, kad tos užduotys nepradingo – jos jau stovi rytojaus sąraše.
Užduotis tau
- Šiandien darbo dienos pabaigoje užrašyk šešias rytojaus užduotis.
- Sureitinguok jas ir neskubėk – apgalvok, kas iš tikrųjų svarbu.
- Jei dirbi su kalendoriumi, sudėk jas blokais ta pačia tvarka.
- Ryte pradėk nuo pirmos ir nesiblaškyk, kol jos neužbaigsi. Vakare – naujas sąrašas.
Dažni klausimai
Kodėl būtent šešios užduotys?
Šešios – tai riba, kuri verčia rinktis. Jei tavo darbe užduotys didelės, gali būti ir trys ar keturios, jei smulkios – šešios. Svarbiausia, kad sąrašas būtų trumpas, o eiliškumas aiškus.
Ką daryti, jei dieną atsiranda skubi užduotis?
Įvertink, ar ji tikrai svarbesnė už tą, kurią dabar darai. Jei taip – atlik ją, o likusias perkelk žemiau. Jei ne – užsirašyk ją ir įtrauk į vakaro sąrašą rytdienai.
Ar Ivy Lee metodas tinka komandai?
Kaip asmeninis metodas – taip, kiekvienas planuoja savo dieną. Komandai dar reikia bendros vietos, kur matyti, kas ką daro, kad šešios asmeninės užduotys atitiktų bendrus prioritetus.
Laiko valdymas PRO
Dienos ir savaitės planavimą, prioritetus ir kalendoriaus blokus kartu susidėliojame Laiko valdymo PRO kurse.
Šaltiniai
- Clear, J. The Ivy Lee Method: The Daily Routine Experts Recommend for Peak Productivity. https://jamesclear.com/ivy-lee
- Rubinstein, J. S., Meyer, D. E., Evans, J. E. (2001). Executive control of cognitive processes in task switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance, 27(4), 763–797. https://doi.org/10.1037/0096-1523.27.4.763
